Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Vorbemerkung

Dieser Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die TC21 Ventures GmbH (nachfolgend „Zolltarif-Finder“) im Auftrag ihrer Kunden bei der Nutzung der Plattform Zolltarif-Finder. Er besteht aus den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915), den Anhängen I bis IV und den ergänzenden Regelungen am Ende dieses Dokuments.

Der AVV wird Bestandteil jedes Vertrags über die Nutzung der Plattform, wenn der Kunde das Angebot von Zolltarif-Finder annimmt (Ziffer 1.3 der AGB). Er ist damit in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO), eine gesonderte Unterzeichnung ist nicht erforderlich. Auf Wunsch stellt Zolltarif-Finder eine unterzeichnete Fassung dieses Dokuments zur Verfügung.

Standardvertragsklauseln

Abschnitt I

Klausel 1: Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2: Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3: Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4: Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5: Kopplungsklausel

Die fakultative Kopplungsklausel wird nicht vereinbart.

Abschnitt II: Pflichten der Parteien

Klausel 6: Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7: Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) ALLGEMEINE SCHRIFTLICHE GENEHMIGUNG: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens vier Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8: Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9: Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);
b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

Abschnitt III: Schlussbestimmungen

Klausel 10: Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;
3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Anhang I: Liste der Parteien

Verantwortlicher

Der Kunde, der mit Zolltarif-Finder einen Vertrag über die Nutzung der Plattform geschlossen hat, mit Name und Anschrift wie im Angebot angegeben. Kontaktpersonen sind die im Angebot benannte Person und die Administratoren des Mandanten. An die Stelle der Unterschrift und des Beitrittsdatums tritt die Annahme des Angebots.

Auftragsverarbeiter

TC21 Ventures GmbH
Fraunhoferstraße 30
10587 Berlin
Kontaktperson: Dr. Dieter Kerkfeld, Geschäftsführer
E-Mail: info@zolltarif-finder.de

Anhang II: Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen

Nutzer des Kunden, z. B. Mitarbeitende und vom Kunden beauftragte Dienstleister
vom Kunden eingeladene Prüfer
Personen, die in Kundeninhalten genannt sind, z. B. Ansprechpartner von Lieferanten in Datenblättern, Dokumenten oder Artikeldaten

Kategorien personenbezogener Daten

Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Mandantenzugehörigkeit, Anmeldeverfahren und Kennung bei Anmeldung mit Microsoft, Spracheinstellung, letzter Anmeldezeitpunkt
Sitzungsdaten: IP-Adresse, User-Agent, Zeitpunkte
Protokolldaten: Änderungsprotokoll mit handelnder Person, Zeitpunkt und Art der Änderung, z. B. bei Tarifierungs- und Compliance-Entscheidungen, Freigaben, Rechten und Einstellungen
Kommunikationsdaten: Chats mit dem Assistenten Tarifi, Kommentare, Prüfaufträge, Benachrichtigungen
Zugangsdaten für Schnittstellen: Metadaten von API-Schlüsseln, OAuth-Freigaben, verschlüsselte Zugangsdaten zu ERP-Systemen
personenbezogene Daten in Kundeninhalten, z. B. Namen und Kontaktdaten in hochgeladenen Dokumenten, Bildern oder Artikeldaten

Sensible Daten

Die Verarbeitung sensibler Daten ist nicht vorgesehen. Der Kunde stellt sicher, dass Kundeninhalte keine sensiblen Daten enthalten. Gelangen sie dennoch in die Plattform, gelten für sie dieselben Beschränkungen wie für alle Kundeninhalte: strenge Zweckbindung, Zugriff nur innerhalb des Mandanten und keine Verwendung zum Training von KI-Modellen.

Art der Verarbeitung

Erheben, Speichern, Ordnen, Auswerten durch KI-Modelle, Abgleichen mit Referenzdaten und früheren Entscheidungen des Mandanten, Bereitstellen, Exportieren, Übermitteln an die vom Kunden eingerichteten Systeme und Löschen.

Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung der Plattform nach dem Vertrag, insbesondere Tarifierung, Warenbeschreibungen, Compliance-Prüfungen, Re-Tarifierungsprüfungen, Berichte, der Assistent Tarifi, manuelle Prüfungen, Schnittstellen und Support. Dazu gehören der sichere Betrieb, die Fehleranalyse und die Qualitätssicherung der Verarbeitung für den Kunden.

Dauer der Verarbeitung

Für die Dauer des Vertrags und der anschließenden Exportfrist von mindestens 30 Tagen. Während der Laufzeit gelten die Fristen des Löschkonzepts, die auch in Abschnitt 9 der Datenschutzerklärung aufgeführt sind, z. B. sieben Tage nach der letzten Nachricht für Chats (vom Kunden zwischen einem und 365 Tagen einstellbar), 90 Tage für PDF-Berichte sowie fünf volle Kalenderjahre für das Protokoll der Tarifierungs- und Compliance-Entscheidungen. Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter ergeben sich aus Anhang IV.

Die Speicherfristen sind maximale Zweckfristen. Die technische Löschung erfolgt im Rahmen regelmäßiger Löschläufe, spätestens innerhalb von weiteren 24 Stunden nach Fristablauf. Rechtmäßige frühere Löschweisungen, verbindliche kürzere Löschfristen und erforderliche Aufbewahrungssperren gehen vor. Bei Vertragsende gelten Klausel 10 und Ziffer 5 der ergänzenden Regelungen. Eine Frist genehmigt nicht die weitere Speicherung identischer Inhalte in anderen Datenarten. Abweichende technische Löschlaufzeiten genehmigter Anbieter ergeben sich ausschließlich aus Anhang IV.

Artikeldaten, hochgeladene Dateien und Ergebnisse: bis zur Löschung durch den Kunden oder zum Ende der vertraglichen Verarbeitung. Nicht weiterverarbeitete Uploads höchstens einen Tag.
Vektoren und Lerninformationen: Löschung mit den zugehörigen Quellen; personenbezogene Ableitungen werden bei entsprechenden Datenschutzkorrekturen angepasst oder gelöscht. Lernfunktionen wirken ausschließlich im Mandanten.
PDF-Berichtsdateien höchstens 90 Tage; ZIP-Berichtspakete höchstens 72 Stunden ab Erstellung. Für die technische Löschung gilt die allgemeine Löschlaufzeit.
Personenbezogene Quellenkopien: bis zum Ende des dritten vollen Kalenderjahrs nach Erstellung; rechtmäßige frühere Löschweisungen bleiben möglich.
Chats mit Tarifi: standardmäßig sieben Tage nach der letzten Nachricht, vom Kunden zwischen einem und 365 Tagen einstellbar. Inhaltskopien in KI-Aufzeichnungen unterliegen auch dieser Frist, soweit sie kürzer ist.
KI-Aufzeichnungen mit erforderlichen Ein- und Ausgaben und internen Kennungen: höchstens 90 Tage; kürzere Fristen der zugrunde liegenden Inhalte und Löschweisungen gehen vor.
Fehlerberichte höchstens 90 Tage, technische Betriebsprotokolle höchstens 30 Tage, Sicherheits- und Administrationsprotokolle höchstens 90 Tage. Anlassbezogene Sicherungen werden begrenzt, dokumentiert und nach Zweckwegfall gelöscht. Die speziellen Bearbeitungsprotokollfristen bleiben unberührt.

Anhang III: Technische und organisatorische Maßnahmen

Verschlüsselung: Alle Verbindungen zur Plattform und zu Unterauftragsverarbeitern sind per TLS verschlüsselt. Zugangsdaten zu ERP-Systemen und KI-Anbietern werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Passwörter und API-Schlüssel werden nur als Hashwert gespeichert.
Pseudonymisierung und Protokollminimierung: Als zusätzliche Identitätsfelder werden interne Kennungen statt Namen oder E-Mail-Adressen verwendet. Erforderliche KI-Ein- und Ausgaben können personenbezogene Kundeninhalte enthalten. Bekannte Inhaltsfelder und Inhalte bekannter Anbieterfehler werden vor der Ausgabe in technische Protokolle entfernt. Werden versehentlich erfasste personenbezogene Inhalte bekannt, werden sie zeitnah entfernt, soweit keine begrenzte erforderliche Sicherung entgegensteht.
Mandantentrennung: Jeder Datenbankzugriff ist an die Kennung des Mandanten gebunden. Vektorsuchen und Dateispeicher sind ebenfalls nach Mandanten getrennt. Automatisierte Tests mit zwei Mandanten prüfen die Trennung bei Lesen, Ändern, Löschen und Dateizugriffen.
Identifizierung und Autorisierung: Nutzer erhalten nur auf Einladung ein persönliches Konto, eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Die Anmeldung erfolgt mit Microsoft Entra ID oder mit Passwort. Rollen und Berechtigungen werden je Mandant vergeben. Prüfer sehen nur die ihnen zugewiesenen Artikel. Administrative Funktionen sind nur mit einer Anmeldesitzung nutzbar, nicht mit API-Schlüsseln. Sitzungen gelten grundsätzlich sieben Tage, können bei fortgesetzter Nutzung verlängert und vorzeitig widerrufen werden.
Schutz bei der Übermittlung: Uploads werden serverseitig auf Dateityp, Größe und Zweck geprüft. Interne Dienste kommunizieren nur mit gemeinsamen Geheimnissen. Cookies und Zugangsdaten werden nie an andere Dienste weitergegeben. Downloads aus dem Dateispeicher werden über die Plattform ausgeliefert. PDF-Berichtslinks besitzen zufällige Kennungen, eine begrenzte Gültigkeit und eine Widerrufsmöglichkeit. Für den Abruf ist eine berechtigte Anmeldung im zugehörigen Mandanten erforderlich; der Artikelumfang von Prüfern wird berücksichtigt.
Schutz bei der Speicherung und physische Sicherheit: Hosting ausschließlich in nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in der EU. Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Brandschutz richten sich nach den technischen und organisatorischen Maßnahmen von Hetzner.
Protokollierung: Das Änderungsprotokoll zeichnet Tarifierungs- und Compliance-Entscheidungen, Freigaben, Rechte und Einstellungen auf und ist gegen gewöhnliche nachträgliche Änderungen geschützt. Der Kunde kann es exportieren. Sicherheitsrelevante administrative Datenzugriffe werden risikogerecht protokolliert. Erforderliche Datenschutzkorrekturen erfolgen kontrolliert und werden soweit zulässig nachvollziehbar dokumentiert.
Systemkonfiguration: Die gesamte Infrastruktur ist als Code beschrieben und wird nur über eine automatisierte Pipeline aus einem versionierten Repository ausgeliefert. Der Produktivbetrieb startet nur mit gesetzten Geheimnissen, Standardpasswörter gibt es nicht.
Verfügbarkeit und Wiederherstellung: Die eigene Hetzner-Serverinfrastruktur wird regelmäßig gesichert. Sicherungsumfang, Häufigkeit und Aufbewahrungsdauer werden risikogerecht im Sicherungskonzept festgelegt. Sicherungen sind zugangsbeschränkt und vom gewöhnlichen Zugriff getrennt. Gesundheitsprüfungen, automatische Neustarts und Anfrageratenbegrenzung unterstützen die Verfügbarkeit. Wiederherstellungsverfahren, Zuständigkeiten und risikogerechte Ziele werden dokumentiert und regelmäßig sowie nach wesentlichen Änderungen geeignet überprüft und getestet. Sicherungen erfassen die erforderlichen Datenbestände. Vor produktiver Wiederbereitstellung werden Lösch- und Sperrweisungen angewendet. Anbieterrestfristen ergeben sich aus Anhang IV.
Prüfung der Wirksamkeit: Jede Änderung durchläuft vor der Auslieferung automatisierte Tests, Typprüfung, Prüfung auf versehentlich enthaltene Geheimnisse und eine Lizenzprüfung. Sicherheitsupdates für Abhängigkeiten werden automatisiert eingespielt. Zolltarif-Finder überprüft diese Maßnahmen mindestens jährlich und bei wesentlichen Änderungen.
Personal: Zugriff auf Produktivsysteme haben nur namentlich bestimmte Administratoren von Zolltarif-Finder. Alle Personen mit Zugriff auf personenbezogene Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Datenminimierung und KI: Unterauftragsverarbeiter erhalten nur die für den jeweiligen Aufruf erforderlichen Daten. KI-Anbieter verwenden die Daten nach ihren Verträgen nicht zum Training. Zolltarif-Finder trainiert keine allgemeinen KI-Modelle mit Kundeninhalten, Lernfunktionen wirken nur im Mandanten. Auf Wunsch wird der Mandant auf in Europa betriebene Modelle beschränkt (siehe Anhang IV).
Datenqualität: KI-Ergebnisse sind gekennzeichnet und werden von Nutzern geprüft und freigegeben. Manuelle Änderungen sind je Feld erkennbar.
Begrenzte Speicherung und Rechenschaft: Ein dokumentiertes Löschkonzept erfasst Datenbank, Dateien, Vektoren, Lerninformationen, Protokolle und KI-Aufzeichnungen. Die Umsetzung erfolgt durch geeignete automatisierte oder kontrollierte manuelle Verfahren. Löschanforderungen werden an betroffene Anbieter weitergegeben. Aufbewahrungssperren sind dokumentiert und begrenzt. Bestätigungen unterscheiden aktive Daten, Restkopien und gesetzliche Aufbewahrungen.
Datenübertragbarkeit: Export von Artikellisten und Ergebnissen im CSV- und Excel-Format, Berichte als PDF und, bei gebuchtem API-Zugang, eine dokumentierte REST-API.

Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen

Betroffenenrechte: Der Kunde kann Nutzer selbst entfernen, Artikellisten und Artikel löschen, Daten exportieren und die Speicherfrist für Chats festlegen. Bei Anfragen, die sich so nicht erledigen lassen, unterstützt Zolltarif-Finder auf Anforderung.
Meldungen nach Klausel 9.2 enthalten zusätzlich den Zeitpunkt der Verletzung und ihrer Entdeckung, die betroffenen Mandanten und Systeme sowie den Stand der Untersuchung.
Für Datenschutz-Folgenabschätzungen stellt Zolltarif-Finder diese Beschreibung, das Löschkonzept und Angaben zu den eingesetzten KI-Modellen zur Verfügung.

Anhang IV: Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche hat die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter genehmigt. Jeder Unterauftragsverarbeiter verarbeitet die Daten für die Dauer des Vertrags und nur für die angegebene Aufgabe. Mit allen besteht ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO.

Welches KI-Modell für welche Aufgabe eingesetzt wird, legt Zolltarif-Finder zentral fest. Auf Wunsch des Kunden wird sein Mandant auf Modelle beschränkt, die in Rechenzentren in Europa betrieben werden. Ausgenommen sind derzeit die Embeddings für die Ähnlichkeitssuche und die Aufbereitung hochgeladener Wissensdokumente, für die bei allen Mandanten die Gemini API von Google und ein Sprachmodell von OpenAI eingesetzt werden.

1. Hetzner Online GmbH

Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen
Hosting der Plattform mit Datenbank, Dateispeicher und Vektordatenbank sowie deren Sicherung. Betrifft alle Daten nach Anhang II. Verarbeitung in Rechenzentren in der EU.

2. Microsoft Ireland Operations Limited

One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland
Sprachmodelle über Azure AI Foundry, Texterkennung mit Azure Document Intelligence und Sortierung von Suchergebnissen. Betrifft Kundeninhalte im jeweiligen Aufruf. Verarbeitung in Rechenzentren in Europa. Microsoft kann Eingaben zur Missbrauchserkennung bis zu 30 Tage speichern. Übermittlungsgrundlage für die Muttergesellschaft: EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

3. Google Cloud EMEA Limited

70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland
Gemini-Modelle über Vertex AI, Texterkennung mit Document AI und Cloud Vision, Sortierung von Suchergebnissen, Embeddings über die Gemini API sowie Suchanfragen an die Google-Suche. Betrifft Kundeninhalte im jeweiligen Aufruf. Vertex AI, Document AI und Cloud Vision an Standorten in der EU. Für die Gemini API und die Google-Suche gibt es keine Standortzusage, die Verarbeitung kann auch außerhalb der EU erfolgen. Übermittlungsgrundlage: EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

4. OpenAI Ireland Limited

1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland
Sprachmodelle für Tarifierungsvorschläge, Warenbeschreibungen, den Assistenten Tarifi und die Aufbereitung von Wissensdokumenten sowie die Websuche. Betrifft Kundeninhalte im jeweiligen Aufruf. Die Verarbeitung kann in den USA erfolgen. OpenAI kann Eingaben zur Missbrauchserkennung bis zu 30 Tage speichern. Übermittlungsgrundlage: Standardvertragsklauseln.

5. Anthropic Ireland, Limited

Dublin, Irland
Sprachmodelle für Compliance-Prüfungen, z. B. zu Exportkontrolle und Waffenembargos, einschließlich der Websuche, sowie zur Auswertung von Korrekturen. Betrifft Kundeninhalte im jeweiligen Aufruf. Die Verarbeitung kann in den USA erfolgen. Übermittlungsgrundlage: Standardvertragsklauseln.

6. Perplexity AI, Inc.

San Francisco, USA
Websuchen zu Produkten, wenn die Websuche für den Mandanten aktiviert ist. Übermittelt werden Suchanfragen, die das KI-Modell aus den Produktdaten erzeugt. Verarbeitung in den USA. Übermittlungsgrundlage: Standardvertragsklauseln.

7. Mistral AI SAS

15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich
Texterkennung in Dokumenten und Bildern (Mistral OCR). Betrifft hochgeladene Dateien. Verarbeitung in der EU.

8. Langfuse GmbH

Berlin
Qualitätssicherung und Fehleranalyse der KI-Verarbeitung. Übermittelt werden erforderliche Ein- und Ausgaben zuordenbarer KI-Aufrufe mit internen Kennungen von Nutzer, Mandant und Artikel oder Chat. Zusätzliche Namens- und E-Mail-Identitätsfelder werden nicht übermittelt; die Inhalte selbst können personenbezogene Daten enthalten. Speicherung in der EU-Region für höchstens 90 Tage. Kürzere Inhaltsfristen und Löschweisungen gelten auch für diese Kopien; ihre Löschung wird veranlasst und überprüft. Technische Löschaufträge werden asynchron verarbeitet und durch erneute Abfragen überprüft.

9. Functional Software, Inc. (Sentry)

45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA
Erkennung technischer Fehler. Übermittelt werden Fehlerberichte mit technischen Angaben und internen Kennungen, ohne Namen, E-Mail-Adressen und bekannte Felder mit Kundeninhalten. Speicherung in der EU-Region, Fehlerberichte höchstens 90 Tage und technische Protokolle höchstens 30 Tage. Übermittlungsgrundlage für Zugriffe aus den USA: Standardvertragsklauseln.

10. Brevo GmbH

Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin
Versand von Einladungen, Links zum Festlegen des Passworts, Benachrichtigungen und Nachrichten zu Support-Anfragen. Betrifft E-Mail-Adresse, Name und Inhalt der E-Mail.

11. eDoc AS GmbH

Südportal 1, 22848 Norderstedt
Manuelle Prüfung durch Zollexperten, soweit der Kunde sie beauftragt, und fachlicher Support. Betrifft die Daten der Artikel, für die eine Prüfung beauftragt wurde, sowie Support-Anfragen. Verarbeitung in Deutschland.

Ergänzende Regelungen

Die folgenden Regelungen ergänzen die Klauseln. Sie stehen weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln. Im Zweifel haben die Klauseln Vorrang (Klausel 4).

1. Weisungen

Dokumentierte Weisungen im Sinne von Klausel 7.1 sind der Vertrag über die Nutzung der Plattform, dieser AVV sowie die Einstellungen und Aktionen, die der Kunde und seine Nutzer in der Plattform vornehmen, z. B. das Importieren und Löschen von Artikellisten, das Starten von Tarifierungen, das Einladen von Nutzern und Prüfern oder das Festlegen von Speicherfristen. Weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform an info@zolltarif-finder.de.

Mit Abschluss des Vertrags weist der Kunde Zolltarif-Finder an, personenbezogene Daten an die in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter zu übermitteln, auch soweit diese Daten in Drittländern verarbeiten (Klausel 7.8). Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, insbesondere des EU-US Data Privacy Framework, oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

2. Änderungen der Unterauftragsverarbeiter

Die vereinbarte Liste nach Klausel 7.7 ist Anhang IV. Über beabsichtigte Änderungen unterrichtet Zolltarif-Finder die Administratoren des Mandanten per E-Mail mindestens vier Wochen im Voraus und aktualisiert Anhang IV. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist in Textform unter Angabe von Gründen widersprechen. Die Parteien bemühen sich dann um eine einvernehmliche Lösung. Das Recht des Kunden, den Vertrag nach Ziffer 10 der AGB zu kündigen, bleibt unberührt.

3. Prüfungen

Zolltarif-Finder weist die Einhaltung der Klauseln vorrangig durch Unterlagen nach, insbesondere durch die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, das Löschkonzept und Zertifikate der Unterauftragsverarbeiter. Inspektionen vor Ort nach Klausel 7.6 Buchstabe d kündigt der Kunde in der Regel mindestens vier Wochen im Voraus an. Sie finden während der üblichen Geschäftszeiten statt, ohne den Betrieb unverhältnismäßig zu stören. Prüfer, die nicht beim Kunden angestellt sind, verpflichten sich zur Vertraulichkeit.

4. Meldung von Verletzungen

Zolltarif-Finder meldet eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten nach Klausel 9.2 unverzüglich, möglichst innerhalb von 48 Stunden, nachdem sie ihr bekannt wurde, per E-Mail an die Administratoren des Mandanten und an die im Angebot benannte Kontaktperson.

5. Rückgabe und Löschung

Die Rückgabe der Daten nach Klausel 10 Buchstabe d erfolgt durch den Export, den der Kunde während der Vertragslaufzeit und innerhalb der Exportfrist von mindestens 30 Tagen nach Vertragsende selbst vornehmen kann (Ziffer 11 der AGB). Nach Ablauf der Exportfrist löscht Zolltarif-Finder alle im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten, einschließlich der Kopien in Dateispeichern, Vektordatenbanken und bei Unterauftragsverarbeitern. Auf Verlangen bestätigt Zolltarif-Finder die Löschung in Textform und unterscheidet dabei aktive Daten, Restkopien und gesetzliche Aufbewahrungen. Die Umsetzung erfolgt durch geeignete automatisierte oder kontrollierte manuelle Verfahren; erforderliche Aufbewahrungssperren werden dokumentiert und begrenzt.

6. Änderungen dieses AVV

Anhang IV ändert sich nach Ziffer 2 dieser ergänzenden Regelungen. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen in Anhang III darf Zolltarif-Finder an den Stand der Technik anpassen, soweit das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird. Für sonstige Änderungen gilt Ziffer 17 der AGB entsprechend.

7. Laufzeit

Dieser AVV gilt für die Dauer des Vertrags über die Nutzung der Plattform. Die Pflichten aus den Klauseln gelten fort, bis alle im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten gelöscht sind.

Stand: 8. Oktober 2026